Polityka prywatności

1) Administrator danych
Polandia Solutions sp. z o.o., ul. Sucha 3, 50-086 Wrocław („my”).

2) Czym się zajmujemy
Świadczymy: (i) Outsourcing i usługi zarządzane (operacje VAS u klienta), (ii) Zarządzanie projektami, (iii) Usługi legalizacji dla firm i osób prywatnych w Polsce i za granicą.

3) Jakie dane przetwarzamy

Kontaktowe: imię, nazwisko, firma, stanowisko, e-mail, telefon, treść wiadomości, załączniki.
Umowne/projektowe: SOW, harmonogramy, KPI/SLA, akceptacje, dane dostępu niezbędne do pracy on-site.
Legalizacyjne: dane wymagane do wniosków (zakres ustalany indywidualnie).
Rekrutacyjne (gdy aplikujesz lub rekrutujemy do projektu): CV, doświadczenie, umiejętności, dostępność.
Web/IT: logi techniczne, pliki cookie/analityka (za Twoją zgodą, gdy wymagana).

4) Cele i podstawy prawne (RODO art. 6)

Obsługa zapytań i działania przedumowne: uzasadniony interes i/lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. f/b).
Realizacja usług i projektów: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b).
Legalizacja: przygotowanie wniosków, reprezentacja na podstawie pełnomocnictwa; umowa i/lub obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b/c).
Rekrutacja do projektów: ocena kandydatur, dopasowanie; uzasadniony interes / zgoda (art. 6 ust. 1 lit. f/a).
Marketing (opcjonalnie): newsletter/oferty; zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) – oddzielne checkboxy, możliwość wycofania w każdej chwili.
Bezpieczeństwo, nadużycia, archiwizacja: uzasadniony interes / obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. f/c). GDPR+1

5) Cookies i analityka
Używamy tylko kategorii zaakceptowanych w banerze (poza niezbędnymi). Szczegóły w Polityce plików cookie. Preferencje możesz zmienić w dowolnym momencie.

6) Źródła danych
Głównie od Ciebie; w legalizacji/rekrutacji także od Twoich pełnomocników, z rejestrów publicznych lub od zweryfikowanych partnerów – zgodnie z prawem.

7) Udostępnianie

Podmioty przetwarzające: sprawdzeni dostawcy IT/hostingu, e-mail, CRM, systemy dokumentowe, tłumacze przysięgli, notariusze, kurierzy, partnerzy HR/agencje – wyłącznie na podstawie umów i instrukcji.
Organy: jeśli wymagają tego procedury legalizacyjne lub przepisy prawa.
Zmiany organizacyjne: w razie przekształceń – z zastosowaniem zabezpieczeń.

8) Transfery poza EOG
Stosujemy decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub Standardowe Klauzule Umowne wraz z dodatkowymi środkami.

9) Okresy przechowywania

Zapytania: 12–24 miesiące (lub krócej – na żądanie, chyba że dane są potrzebne do obrony roszczeń).
Umowy/projekty: czas trwania + okres przedawnienia roszczeń (zwykle do 6–10 lat – księgowość/roszczenia).
Legalizacja: czas trwania postępowania + wymagane okresy ustawowe.
Baza rekrutacyjna: do 24 miesięcy na podstawie zgody (lub krócej wg przepisów).
Marketing: do wycofania zgody.

10) Twoje prawa (RODO, Rozdział III)
Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw (gdy podstawą jest uzasadniony interes) oraz brak podlegania wyłącznie zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili. GDPR+1

11) Realizacja praw
Napisz do nas: [privacy@polandia-solutions.pl]. Odpowiemy w ciągu miesiąca (z możliwością przedłużenia zgodnie z RODO).

12) Skargi
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa UODO: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa (aktualne dane kontaktowe na stronie UODO). UODO+1

13) Prosimy nie podawać danych wrażliwych
Nie przesyłaj danych szczególnej kategorii, chyba że wyraźnie o to poprosimy w ramach legalizacji lub wymogów prawa.

14) Zmiany
Możemy zaktualizować niniejszą Politykę z ważnych przyczyn prawnych/operacyjnych. Data obowiązywania poniżej.

Data obowiązywania: 13/10/2025